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REPORTE TÉCNICO
Empleo de la informática en rediseño de servicios bibliotecarios. Instituto de Ciencias Básicas y Preclínicas Victoria de Girón
Use of information technology in the redesign of library services. Institute of Basic and Preclinical Sciences Victoria of Girón
MSc.
Valia Reyes CandiaI
Lic. Hortensia Cuní GálvezII
MSc. Blanca Candia GuadaIII
Lic. Silvana Sánchez GarcíaIV
I Lic. Educación, Máster
en Informática, profesora asistente de informática. Especialista
de informática en la Biblioteca del ICBP Victoria de Girón. Correo
electrónico: valiareyes@infomed.sld.cu
II Lic. Bibliotecología
e Información Científico Técnica, Esp. Principal Biblioteca.
ICBP Victoria de Girón. Correo electrónico: hortensia@giron.sld.cu
III Lic. Psicopedagogía,
profesora consultante, ICBP Victoria de Girón. E-mail: bcguada@giron.sld.cu
IV Lic. De la Biblioteca del
ICBP Victoria de Girón. Correo electrónico: silvana@giron.sld.cu
RESUMEN
En el presente documento se describe el trabajo realizado en conjunto biblioteca/nodo para el rediseño de los servicios bibliotecarios a partir de la implementación del servidor de la biblioteca universitaria en el Instituto de Ciencias Básicas y Preclínicas Victoria de Girón. La biblioteca, de tradicional pasó a biblioteca híbrida, pues se crearon servicios electrónicos a los que se puede acceder de manera remota o local de forma instantánea, los servicios presenciales con contenidos impresos se mantuvieron. El sitio web se construyó en wordpress, el catálogo se automatizó utilizando la metodología LILACS. Para la bibliografía generada en la institución se creó un repositorio institucional, soportado en una plataforma de acceso abierto, Eprints. Todo este trabajo realizado por bibliotecarias e informática redundará en mayor visibilidad y citación de los autores; mejorará la gestión técnica bibliotecaria; aumentará la divulgación, difusión y uso de los servicios y recursos de información disponibles través de la biblioteca en la red de salud.
Palabras claves: biblioteca universitaria, servicios de biblioteca, automatización de bibliotecas.
ABSTRACT
In this paper the author explains the labor they have been doing about the joint library/node in order to redesign the librarian services, since carryings out the network resources services in the library of Victoria de Giron Basic and Clinic Sciences´ Institute. The traditional library started as a hybrid one, because some electronic services were created and the one who uses those computer system can log-in as a remote user or as an in attendance or present user. The printed documents were kept in existence for being consulted. The web site was constructed in word press; the catalogue list was automated using the LILACS methodology. Institutional repositories were created and hold up in Eprints open access platform. All this work, made by librarians and an informatics technician for they have a desired result or effect of higher visibility as well as a better contact with the authors; also making the library technic management better; increase the divulgation, broadcasting and use of the services and information resources available by the health net library.
Key words: university library, library automation, library services.
Introducción
Según
Pinto y Fernández, la biblioteca universitaria es el espacio para la
consulta y la búsqueda de información, el aprendizaje y la creación
de nuevos conocimientos, a la biblioteca acuden los usuarios en busca de satisfacer
sus necesidades informativas. La biblioteca universitaria apoya la docencia,
el aprendizaje y la investigación y se convierte en el eje esencial para
el desarrollo de los procesos de gestión de información y gestión
del conocimiento que soportan estas actividades, sin las cuales la universidad
dejaría de existir.
La biblioteca universitaria se constituye
en centro para el aprendizaje, la docencia, la investigación y las actividades
relacionadas con el funcionamiento y la gestión de las universidades,
constituido por los fondos bibliográficos, documentales, audiovisuales
y digitales adquiridos por los distintos departamentos, centros y servicios,
cualquiera que sea la forma de su adquisición, incluidos los legados,
y aquellos donados a favor de la Universidad por otras instituciones.1
En general, las bibliotecas en cualquier
sociedad son las que contribuyen al desarrollo, pues son ellas las que apoyan
las actividades académicas, de investigación y extensión
en la universidad. 1
La incorporación de las TICs
al entorno bibliotecario posibilitó el desarrollo de nuevos productos
y servicios, y nuevas formas de transmisión de información; para
Alonso Arévalo, Cordón García y Gómez Díaz
son las nuevas tecnologías las que han fortalecido y han favorecido la
capacidad de servicio de las bibliotecas. Frente a estos avances tecnológicos,
cada vez se hace más necesaria la aplicación de herramientas que
permitan una mejora en la comunicación con los lectores y mayor difusión
de los servicios bibliotecarios, ofrezcan la posibilidad de satisfacer mejor
las demandas informativas de los usuarios. 2
En el presente documento se da a
conocer el trabajo realizado en la biblioteca del Instituto de Ciencias Básicas
y Preclínicas (ICBP) Victoria de Girón en el rediseño de
sus servicios. El fondo estaba bien organizado y en buena medida satisfacía
las necesidades informativas y formativas de los estudiantes universitarios
y de la academia en general; la incorporación de las carreras técnicas
a las universidades, cambió notablemente el trabajo de la biblioteca,
hoy existen estudiantes de carreras técnicas con noveno y doce grado
que demandan de otro tipo de información y de que se les enseñen
hábitos y habilidades en el manejo de la información que no poseen.
Por ejemplo, el plan de estudio de estas especialidades técnicas incluyen
asignaturas de formación general como español, matemática,
historia de Cuba, que diversificaron las colecciones impresas y electrónicas
en cuanto a formatos y modos de presentación de la información.
Desarrollo
Una
biblioteca digital es un servicio de información en el cual todos los
recursos informativos están disponibles en formato electrónico
y las funciones de adquisición, almacenamiento, preservación,
recuperación, acceso y comunicación del documento se llevan a
cabo usando tecnología digital. 3
Pero además de estos nuevos
conceptos que surgen, encontramos uno más, el de biblioteca hibrida,
esto es, la reunión de tecnologías electrónica, digital
o virtual más los productos impresos y servicios en espacio físico
y las funciones históricas de ésta. Uno de los mayores problemas
que debe resolver actualmente el bibliotecario es cómo navegar en un
espacio documental híbrido, que incluye tanto el formato impreso como
el digital. 3
La biblioteca es una herramienta
clave para el cumplimiento de la misión de la universidad en cuanto a
docencia, investigación y actividades de extensión. La biblioteca
del ICBP "Victoria de Girón" se creó en 1962 con el propósito
de brindar servicios a estudiantes profesores, investigadores y técnicos
docentes de las ciencias médicas. Abarca una superficie de 600m2 en el
ala derecha del edificio central.
Cuenta con dos salas de navegación,
una destinada a profesores e investigadores y otra para estudiantes, ambas con
acceso a Internet desde donde se puede acceder a los recursos de la red de salud
Infomed en virtud de dar respuesta a las necesidades informativas y formativas
de los usuarios, sala de lectura con capacidad para 140 usuarios, y nueve cubículos
para el estudio individual o en grupo.
El fondo bibliográfico impreso está
constituido por 3250 documentos publicados y no publicados, así como
varias colecciones de documentos digitales.
Todo este cúmulo de documentos en
formato impreso estaba organizado en los estantes por el sistema de clasificación
de la NLM y LC utilizados en bibliotecas de salud pero, las dificultades con
la reproducción de los juegos de fichas catalográficas, pensar
en cómo resolver este problema.
Desde el 2007 se dieron los primeros
pasos para automatizar para automatizar el catálogo, que una vez puesto
en funcionamiento agilizó la labor técnica de procesamiento de
documentos y facilitó la búsqueda y recuperación de información
del fondo. Este fue el primer servicio en línea que se ofreció.
Los materiales académicos preparados
por los profesores para apoyar el proceso docente reclamaban su espacio; las
publicaciones de los académicos, así como materiales de trabajo
que se encontraban dispersos también fue necesario reunirlos para ponerlos
a disposición del público.
La capacidad que alcanzó la biblioteca
para prestar servicios en línea a partir de las tecnologías adquiridas
fue la que se quiso potenciar para llegar a mayor cantidad de usuarios donde
quiera que estos estuvieran sin importar el horario; para ello se tuvo en cuenta
las categorías de usuarios definidas según el tipo de actividad
que estos desarrollan, las temáticas o líneas de investigación
y el uso que hacen de la información.
Se diseñó y elaboró
una página web que con el tiempo evolucionó hacia sitio web al
incorporarle nuevas páginas según fueron creciendo las necesidades
de los usuarios y mejorando la tecnología.
Actualmente, la publicidad electrónica
es un medio idóneo para la difusión de servicios ya que se puede
llegar más fácil y rápidamente a muchas más personas.
Debemos aprovechar las posibilidades de promoción a través de
las nuevas tecnologías y las posibilidades que actualmente nos brinda
la red internet.
Para elaborar el sitio web de la biblioteca se tuvieron en cuenta los siguientes requisitos:
a) A nivel de contenido
- Presentación del Sitio Web
- Información general sobre la biblioteca
- Colecciones que posee y posibilidades de acceder electrónicamente a los mismos.
- Recursos documentales e instrucción sobre los procesos de búsqueda en bases de datos en línea, revistas electrónicas, otros.
b) A nivel formal
- Presentación atractiva.
- Actualización periódica
- Estructura sencilla y clara de contenidos
- Iconos señalizadores que faciliten y agilicen las consultas.
Por tanto nos trazamos el siguiente objetivo:
Objetivo
Crear un sitio web para la biblioteca universitaria que permita llevar la información a estudiantes y académicos de manera rápida y actualizada.
Para el cumplimiento de los objetivos trazados se tuvieron en cuenta los objetivos estratégicos y de trabajo de la biblioteca, se estudiaron los medios tecnológicos, servicios y la distribución de tareas entre los trabajadores.
Objetivos estratégicos de la biblioteca
a) Mejorar la calidad de los servicios que brinda la biblioteca a sus usuarios.
b) Fomentar las capacidades, conocimientos y habilidades de los trabajadores del departamento, que permitan la plena satisfacción de las necesidades informativas de los lectores.
c) Desarrollar el control bibliográfico de las obras publicadas en el país y en el extranjero por los académicos de la institución.
d) Aumentar el uso de la biblioteca virtual de salud de Cuba (BVSCuba) y el aula virtual del ICBP Victoria de Girón con la implementación del programa de Alfabetización Informacional (ALFI).
Objetivos de trabajo del año de la biblioteca
a) Consolidar el sitio web como espacio de acceso e integración de recursos de información.
b) Implementar el repositorio institucional: compilar, organizar y difundir la producción científica académica.
c) Recolectar el 80% de las publicaciones producidas en los años 2015-17.
d) Mejorar servicio de DSI para las áreas académica e investigativa.
e) Planificar e impartir cursos de formación de usuarios/Alfi durante todo el curso académico.
f) Elaborar objetos de aprendizaje y materiales docentes para la Alfi.
g) Elaborar manuales de procedimiento de los procesos clave: servicios y productos, procesos técnicos y recursos humanos.
h) Realizar encuesta anual de uso y satisfacción de usuarios con los servicios de la biblioteca.
i) Participar en cursos, eventos como parte de la superación profesional.
Servicios Bibliotecarios
Los servicios son
todas las actividades que realiza la biblioteca para llevar a buen fin sus objetivos
de difusión de la información y fomento de la lectura y escritura,
para las cuales utiliza todas sus zonas o ambientes de acuerdo a las necesidades
y niveles de enseñanza.
Es necesario que la biblioteca lleve a
cabo una política de cooperación que puede darse tanto en lo interno
como en lo externo con otros centros educativos, bibliotecas de la red de salud,
organismos gubernamentales y no gubernamentales.
Para ofrecer un buen servicio, el punto
de partida ha de consistir en determinar quiénes son nuestros usuarios,
cuáles sus necesidades informativas y formativas, y establecer categorías
de lectores con el fin de mejorar los servicios, ampliar su cobertura y aumentar
el aprovechamiento de los recursos disponibles, que fue lo que se hizo.4
Desde el año 2007 se inició
el proyecto de construcción de la Web de la biblioteca universitaria,
con la automatización del catálogo, para el cual se utilizó
la metodología LILACS -Literatura Latinoamericana y del Caribe en
Ciencias de la Salud, coordinado por BIREME, con una interfaz de búsqueda
llamada iAH.5
La Biblioteca del ICBP Victoria de
Girón presta a estudiantes de pre y postgrado, profesores e investigadores
principalmente los siguientes servicios:
Préstamo externo e interno
Se prestan documentos que forman parte
del fondo bibliográfico de la biblioteca están disponibles para
ser consultados dentro y fuera del local de la biblioteca, se exceptúan
las obras de referencia, tesis impresas que no están digitalizadas y
ejemplares únicos.
Préstamo interbibliotecario
Se tramita con otras instituciones
con las cuales existe convenio previo, el préstamo de documentos que
no están en nuestro fondo. Destinado a profesores e
investigadores del centro. El documento prestado debe ser
consultado en la Sala de lectura.
Sala de lectura
Destinada a la consulta de documentos
de la biblioteca y del usuario. Acceso al catálogo en línea; se
brinda asesoramiento en el uso y manejo de obras de referencia.
Referencia
Servicio presencial, dirigido a la
orientación y ayuda para buscar y localizar información de interés
en la biblioteca y otras bibliotecas de la red de salud. Para ello el público
dispone de obras de referencia impresa y electrónica.
Acceso del DeCS en línea
El DeCS es el vocabulario controlado
para las ciencias de la salud desarrollado por BIREME en tres idiomas Español,
Inglés y Portugués, se utiliza para la descripción, indización
y recuperación de fuentes de información.
Salas de navegación
Las computadoras ubicadas en las dos
salas permitirán el acceso a sitios de salud nacionales y extranjeros,
catálogo colectivo (SeCiMeD), bases de datos a texto completo, biblioteca
virtual de salud de Cuba y colecciones digitales del centro, correo electrónico,
entre otros.
Copia de documentos electrónicos
A partir de publicaciones localizadas
o consultadas por el usuario en la sala de lectura se brindan facilidades para
que éste pueda obtener una copia digital del documento de su interés
y copiarlo en una USB o en disco.
Catálogo
Disponible a través del
sitio Web de la biblioteca, el mismo se automatizó utilizando el LILDBI
Web v.1.6 de la metodología LILACS -Literatura Latinoamericana
y del Caribe en Ciencias de la Salud, metodología basada en el "Reference
manual for machine-readable bibliographic description" del UNISIST/UNESCO.
Actualmente se trabaja con la versión 1.7 del LILDBI -LILACS Descripción
Bibliografica e Indización, el cual permite la alimentación
descentralizada de bases de datos bibliográficas y la realización
de control de calidad, para la búsqueda posee dos formularios, uno para
la búsqueda libre y otro para la búsqueda avanzada.
Corrección de Referencias Bibliográficas
A solicitud de los usuarios se revisan
y corrigen las citas bibliográficas de trabajos académicos
o publicaciones, según los Requisitos de uniformidad para manuscritos
enviados a revistas biomédicas (Vancouver).
Diseminación Selectiva de la Información
Servicio dinámico, informa al usuario
inscrito sobre documentos recién adquiridos o publicados. Además
se envía periódicamente una actualización de los temas
de investigación.
Alfi/Formación de usuarios
Está contemplado un espacio
para la alfabetización informacional y la formación de usuarios.
El fenómeno Internet, a pesar de
la notoriedad dada en prensa y medios de comunicación, favorece a una
ínfima parte de la población. La biblioteca sería el centro
de la comunidad que garantizase el acceso democrático a la información
a aquellos que no tuvieran medios materiales para hacerlo.
La biblioteca universitaria, aparte de
concebirse como de enseñanza superior, uno de sus objetivos
fundamentales es también el
apoyo a la investigación.
Y como tal es eminentemente una biblioteca
especializada, Por ello, la biblioteca universitaria en la medida de sus posibilidades
y prioridades puede ser concebida como un centro de documentación especializado,
donde se realizan tareas de trabajo orientadas a informar y distribuir información
a la medida del usuario.6
Resultados
Se
creó el Sitio Web denominado "Biblioteca Universitaria", al cual se accede
a través de la la Intranet de la Facultad (http://intra.giron.sld.cu/biblioteca)
y desde fuera de la institución a través del Sitio Web de la Facultad
(http://www.giron.sld.cu/biblioteca)
donde:
· se presentan la historia, el código
de ética, misión, visión y objetivos estratégicos
de la biblioteca. (figura.1)
· información sobre
los servicios que se prestan, enlace a contenidos específicos para los
bibliotecarios con información necesaria para el cumplimiento de sus
tareas y constante preparación.
· productos
informativos elaborados por el personal de la biblioteca como son:
· Noticiero Científico: con frecuencia mensual, su principal propósito es mantener actualizados a nuestros usuarios acerca de temas científicos novedosos, relacionados con la salud en los ámbitos nacional y extranjero; incluye el URL de donde se extrajo la información para quienes quieran revisar el texto completo. (Figura 2)
· Boletín de Novedades Galeno: brinda información variada de interés relacionada con el quehacer de la biblioteca, aparecen entre otras informaciones las estadísticas de uso de los servicios, nuevas adquisiciones, chistes médicos, otros. Tiene igualmente una frecuencia mensual.
· Boletín bibliográfico: con una frecuencia mensual. Se confecciona a partir de búsquedas bibliográficas solicitadas por los usuarios, incluye URL de los sitios de donde se extrajo la información además de los descriptores. Se ofrecen avances del próximo boletín.
· página de alfabetización informacional (Figura 3). Para que los alumnos sobre todo, sean capaces de formarse permanentemente a lo largo de la vida, y sepan escoger y transformar la información útil en conocimiento.
Además se ofrecen cursos de autoformación en el aula virtual del centro a través de la plataforma de aprendizaje en línea moodle.
· Sitios de interés: (Infomed, catálogo de la institución, repositorio académico institucional, repositorio de tesis doctorales, libros de autores cubanos, entre otros.
· Obras de referencias: enciclopedia de sinónimos médicos, enciclopedia médica, diccionario médico, diccionario oftalmoológico, formulario nacional de medicamentos, etc.
· Enlace a la Gaceta oficial, efemérides de salud, nacionales, e internacionales.
· Actualización sobre temas vigentes de salud: ej. Información actualizada sobre el Zika.
· Página de recursos de aprendizaje: lugar donde los profesores ubican los materiales de las clases para sus estudiantes, el mismo se clasifica por carreras, años y asignaturas. También aquí encontrarán la bibliografía básica y complementaria de todos los años de la carrera de medicina en pdf para descargar. (Figura 4)
· página de multimedia: lugar donde se accede a diversas multimedia o software para la enseñanza de diversos temas, así como softwares médicos y relacionados con la educación de ciencias de la salud para descargar. (Figura 5)
· Un enlace con la promoción de los eventos científicos más importantes tanto del sector de la salud como de educación médica u otros de interés.
· Más de 60 colecciones de libros digitales organizados por especialidades, con más de 1000 ejemplares (solo accesible desde la intranet).
· Acceso al catálogo de nuestra biblioteca
· Acceso al repositorio institucional (después de realizar una búsqueda y estudio de aplicaciones para la creación de repositorios institucionales, se seleccionó el Eprints, por las ventajas que ofrece.)
En el sitio Web de la biblioteca la página de Recursos de aprendizaje se actualiza diariamente ya que es constante el fluir de documentos de los profesores para sus alumnos debido a la cantidad de carreras y especialidades que se estudian en el instituto. La página de los productos bibliotecarios se actualiza mensualmente ya que esta es la frecuencia de publicación de los boletines.
Conclusiones
El
rediseño de los servicios bibliotecarios en el Instituto de Ciencias
Básicas y Preclínicas "Victoria de Girón" ha permitido
desplegar aplicaciones informáticas de última generación
para el trabajo con sistemas integrados multimedias, o sea, repositorios de
enseñanza y objetos interactivos.
El Sitio Web se publicó en
una primera versión en el curso escolar 2015/2016, el cual fue
de aceptación por parte de los estudiantes y profesores. Se empleó
en las clases de Informática en el Tema: Redes de computadoras
en Ciencias de la Salud. Para los estudiantes el sitio además de
novedoso y atractivo según sus opiniones la gestión de
descarga de los contenidos es fácil y rápida; los profesores
se muestran satisfechos pues no tienen ninguna dificultad para dejar sus materiales
en la biblioteca, hay una especialista encargada de la recepción y publicación
de los mismos.
Continuamos trabajando en la mejora del sitio y somos receptivas a las sugerencias de las personas que lo visitan. http://www.giron.sld.cu/biblioteca/
Referencias bibliográficas
1. Martín Gavilán C. Bibliotecas universitarias: concepto y función Los CRAI .pdf [Internet]. [citado 23 de marzo de 2017]. Disponible en: http://eprints.rclis.org/14816/1/crai.pdf
2. García ML. Biblioteca universitaria y tic en la economía DEL. pdf [Internet]. [citado 22 de marzo de 2017]. Disponible en: http://biblioteca.ucm.es/data/cont/media/www/pag-27160/BIBLIOTECA UNIVERSITARIA Y TIC EN LA ECONOMÍA DEL.pdf
3. Servicios especializados [Internet]. UNAM-DGIRE. [citado 23 de marzo de 2017]. Disponible en: http://www.dgire.unam.mx/contenido/bibliotecas/texto/77.html
4. Servicios bibliotecarios. pdf [Internet]. [citado 22 de marzo de 2017]. Disponible en: http://www.sld.cu/galerias/pdf/sitios/bmn/5servicios._calidad_en_bibliotecas.pdf
5. Centro Latinoamericano y del Caribe de Información en Ciencias de la Salud. Organización Panamericana de la Salud. Organización Mundial de la Salud. Manual de procedimiento del LILDBI-Web. Sao Paulo: BIREME/OPS/OMS, 2005.
6. Mañas JE. Marketing y difusión de servicios en una biblioteca universitaria del próximo milenio. pdf [Internet]. [citado 22 de marzo de 2017]. Disponible en: http://www.cobdc.org/jornades/7JCD/63.pdf
Recibido:
14 de mayo de 2017.
Aprobado: 12 de julio de 2017.
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